Quels éléments doit-on faire apparaître sur une facture dans le BTP ?

Quels éléments doit-on faire apparaître sur une facture dans le BTP ?
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Toute transaction de services ou de biens doit donner lieu à une facturation. La facture d’artisan permet au client comme à l’entreprise du bâtiment de gérer leur facturation. De ce fait, une facture dans le BTP doit nécessairement contenir certaines mentions obligatoires. Il en va du sérieux de votre entreprise et de sa réputation, mais c’est également indispensable pour tenir votre comptabilité à jour. Faisons le point sur les mentions obligatoires dans une facture.

Qu’est-ce qu’une facture d’artisan ?

Une facture, outre le fait qu’elle soit un élément phare de la comptabilité d’une entreprise, joue également un rôle très important dans la prévention de tout conflit entre un vendeur et un acheteur.

La facturation est-elle obligatoire ?

Emise en deux exemplaires, la facture se conserve en principe dix ans par les deux parties (acheteur et vendeur) et son émission est obligatoire pour toute transaction commerciale :

  • Qu’il s’agisse de vente de biens (la facture est alors obligatoire)
  • Ou encore de prestations de service (la facture est alors obligatoire si la prestation est égale ou supérieure à 25 €).

Un artisan va donc systématiquement facturer ses prestations, et sa facture mentionnera non seulement le montant de la fourniture (matériaux, etc.), mais aussi de ses services.

À quoi sert une facture d’entreprise du bâtiment ?

Si la facturation est obligatoire, c’est tout simplement car la facture d’un artisan a un énorme poids d’un point de vue légal.

Pour faire simple, la facture d’un artisan endosse de très nombreux rôles :

  • Elle est en premier lieu la preuve que la transaction a bien eu lieu.
  • La facture d’un artisan rappelle les conditions de vente, et rappelle au droit de créance du vendeur en cas de non paiement.
  • Elle a un rôle comptable important, puisqu’elle permet à l’artisan (comme au client) d’établir ses bilans annuels et de réaliser sa comptabilité.
  • La facture permet enfin à l’administration fiscale d’effectuer ses contrôles et de définir le niveau d’imposition applicable pour chaque entreprise du BTP.

Toute entreprise du bâtiment sérieuse devra donc accorder un temps certain à l’édition, mais aussi à l’archivage de ses factures. Ces dernières seront notamment indispensables en cas de contrôle fiscal, ou en cas de désaccord avec le client.

Les mentions obligatoires d’une facture dans le BTP

La facturation est un acte encadré par les articles L441-3, R123-237 et 238 du Code de Commerce. Il ne s’agit donc pas d’un document dont le contenu est aléatoire, mais bel et bien d’un document comptable, qui doit contenir certaines informations obligatoires.

Tout artisan doit s’informer au maximum avant l’édition de ses premières factures, de manière à être certain de respecter la législation.

Pour résumer, voici les différentes mentions obligatoires sur une facture d’artisan :

  • La date d’émission de la facture.
  • Le numéro de facture (la numérotation doit se faire selon une séquence chronologique continue).
  • La date de la prestation de service ou de vente du produit facturé.
  • Les coordonnées du client : le nom ou la raison sociale du client, ainsi que son adresse.
  • Les coordonnées de l’artisan : le nom ou la raison sociale du vendeur ou du prestataire de services, son numéro RCS s’il est commerçant précédant le nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation, le numéro au répertoire des métiers si le vendeur est un artisan (avec numéro SIREN/ RM et numéro du département d’immatriculation) / l’adresse du siège social/ mention de la forme juridique de l’entreprise si celle-ci est une société et état du montant de son capital social.
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et celui du client s’il est professionnel.
  • Dans le cas d’une sous-traitance : si l’artisan travaille en sous-traitance pour le client, c’est le client qui sera redevable de la TVA (en système d’auto-liquidation), cela excepté pour les factures dont les montant HT n’excèdent pas la somme de 150 euros.
  • La désignation des produits ou prestations vendues (marque des produits, nature, référence, etc. Si la facture concerne une prestation, il sera précisé la main d’œuvre et les matériaux fournis.
  • Un décompte détaillé de chaque produit ou prestation vendue(en quantité et prix). Cela reste toutefois facultatif si pour la vente d’un produit ou pour une facturation de prestation de service, le client a eu droit à un devis au préalable qui aura été accepté par lui et ensuite en tous points conformes à la prestation effectuée.
  • Le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
  • La majoration éventuelle de prix (avec sa justification).
  • La date ou le délai de paiement (autrement dit la date à laquelle doit intervenir le paiement) ainsi que les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. S’il y a absence d’escompte, la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant» doit apparaître sur la facture.
  • Le taux des pénalités de retard de paiement de la facture.
  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros due pour frais de recouvrement s’il y a retard de paiement.
  • Le taux de TVA légalement applicable.
  • Les éventuelles réductions de prix.
  • La somme totale à payer HT et TTC.

Notez que si une entreprise émettant une facture est encore en cours d’immatriculation, la facture doit toutefois être établie au nom de la société (et non pas au nom du créateur) et mentionner la procédure en cours via une inscription en exergue « Siret en cours d’attribution » pour éviter tout risque de rejet de la déduction de la TVA.

Facture non conforme : quelles sanctions ?

Lorsque l’émetteur d’une facture ne respecte pas les mentions obligatoires dans l’établissement de sa facture, celui-ci encourt à la fois des sanctions pénales et des sanctions fiscales.

Le plafond en matière de sanction pénale

Pour non respect de ses obligations en matière d’émission de facture, un professionnel peut encourir jusqu’à 75 000 euros d’amende.

D’où l’intérêt d’y réfléchir à deux fois avant tout envoi hasardeux d’une facture, ou avant (bien entendu) toute tentative de fraude fiscale.

Le plafond pour les sanctions fiscales

En ce qui concerne les amendes fiscales, celles-ci sont de 15 euros par mention inexacte ou manquante par facture  et plafonnées au quart du montant total de celle-ci.

Au final, vous comprenez que tout artisan devra être extrêmement rigoureux dans l’établissement de ses factures, de manière à s’assurer de la légalité de son activité.

Le meilleur moyen d’éviter toute erreur sera bien entendu d’utiliser un logiciel de facturation dans le BTP, qui facilitera considérablement vos démarches.